Apostila é uma autenticação emitida nos termos da Convenção de Haia que garante a procedência de um documento público nacional para ter validade e eficácia no exterior, eliminando o procedimento de legalização, muitas vezes complicado, demorado e dispendioso. Portanto Apostilamento é no 4º Cartório de Notas Ruza!
O que é Apostila (Apostilamento)?
É uma autenticação que garante a procedência de um documento público nacional para ser aceito e válido no exterior, nos termos da Convenção da Apostila da Haia.
Quem pode requerer?
A emissão da apostila pode ser requerida presencialmente ou por via postal:
- pelo interessado (requerente)
- por qualquer outro portador do documento público (apresentante)
Como pedir?
A emissão de apostila pode ser requerida:
- presencial
- via postal
Previamente, deve ser preenchido o formulário disponibilizado na seção documentação necessária logo abaixo.
Para que serve?
A apostila serve para dar às instituições estrangeiras que necessitem contratar ou receber um documento público nacional a certeza indubitável que o documento foi expendido por uma autoridade legítima. A apostila elimina o procedimento de legalização.
Preciso de advogado?
Não. Você pode solicitar diretamente ao tabelião.
Quais os países integrantes da Convenção?
Clique aqui e saiba quais os países aderentes à Convenção de Haia, onde os documentos públicos nacionais podem ser aceitos por meio do apostilamento.
Quais documentos posso apostilar?
Não é possível estabelecer uma lista completa de todos os documentos públicos que podem ser gerados no Brasil. Para orientação geral, a Convenção de Haia enumera quatro categorias de documentos que são considerados “documentos públicos”:
a) Documentos provenientes de uma autoridade ou um funcionário oficial ligado a qualquer jurisdição do Estado, incluindo aqueles oriundos do Ministério Público, de um escrivão de direito ou de um oficial de diligências (oficial de justiça). P. ex. documentos oriundos das Prefeituras, Estados e União, bem como de suas autarquias e fundações;
b) Documentos administrativos. P. ex. documentos oriundos de instituições de ensino (histórico escolar, certificados etc.), certidões emitidas pelos cartórios extrajudiciais (certidão de nascimento, casamento ou óbito etc.), JUCESP, certificado de naturalização etc.;
c) Atos notariais. P. ex. escrituras, procurações, certidões, autenticações e reconhecimentos de firma etc.;
d) Declarações oficiais, tais como menções de registro, vistos para data determinada e reconhecimento de assinatura, inseridos em atos de natureza privada. P. ex. atos particulares com firma reconhecida.
Quais documentos não posso apostilar?
a) Documentos elaborados pelos agentes diplomáticos ou consulares;
b) Documentos administrativos relacionados diretamente com uma operação comercial ou aduaneira;
c) Documentos internos e de interesse do Poder Judiciário.
Informações Necessárias
Documentação:
Dúvidas
1. Apostila de documentos – Posso apostilar documentos nacionais no exterior?
Não. Os documentos nacionais devem ser apostilados no Brasil.
2. Apostila de documentos – O país que desejo enviar os documentos não faz parte da Convenção, o que faço?
Será necessário legalizar os documentos no Ministério das Relações Exteriores ou no Escritório de Representação Regional local.
3. Apostila de documentos – Há prazo para a emissão da Apostila pelo cartório?
Não. O procedimento é realizado conforme a demanda.
4. Apostila de documentos – Quais os tipos de documentos que a Apostila se aplica?
A apostila aplica-se apenas a documentos públicos lavrados no território de um Estado que faz parte da Convenção de Haia. Citamos alguns exemplos:
– Cartório (certidões de casamento, nascimento, óbito, cópias autenticadas etc.);
– Documentos particulares com firma reconhecida;
– Documento empresarial (contratos, cartas comerciais etc.);
– Documentos emitidos pela internet (certificado de naturalização, certidões etc.);
– Estabelecimentos de ensino (documentos escolares, acadêmicos, diplomas etc.);
– Instituições bancárias com firma reconhecida;
– Juntas comerciais (contratos, estatutos, atas etc.);
– Poder Judiciário (certidões dos distribuidores judiciais, processos etc.);
– Poder Público (documentos municipais, estaduais e federais etc.);
– Traduções juramentadas com firma reconhecida;
– Dentre outros.
5. Apostila de documentos – Tenho de observar algum procedimento prévio à apresentação do documento para a emissão da Apostila?
Sim. Convém verificar se o documento que vai ser apresentado:
I – Se se trata de um documento público original ou cópia autenticada;
II – Documentos públicos dos cartórios extrajudiciais não necessitam de reconhecimento de assinatura (exceto registro de imóveis, dentre outros);
III – É necessário providenciar o reconhecimento da assinatura da autoridade que assinou o documento, caso a autoridade não tenha firma no Cartório Ruza. P. ex.: histórico escolar, certificados, traduções etc.
IV – No caso de diplomas, se a universidade/faculdade oferecer meios de confirmação pela internet (P. ex. USP) não será necessário reconhecer firma do reitor. Se a universidade não oferecer este serviço será necessário reconhecer a assinatura do reitor.
Mas atenção: O usuário deve atentar para as exigências do órgão destino do documento:
a) alguns órgãos aceitam o documento apenas com a assinatura do reitor reconhecida. Neste caso apostila-se a assinatura do escrevente que assinou o reconhecimento de firma.
b) alguns órgãos aceitam o documento somente se as assinaturas do reitor e do secretário estiverem reconhecidas. Neste caso apostila-se a assinatura do escrevente que assinou o reconhecimento de firma.
c) alguns órgãos aceitam o documento somente se a assinatura do reitor/secretário estiver(em) diretamente apostilada(s).
Assim, sugerimos que o usuário busque informações no órgão de destino do documento – sobre a forma de sua aceitação.
V – Documentos particulares e contratos aceitos pelas instituições estrangeiras deverão ser apresentados com todas a(s) assinatura(a) reconhecida(s);
VI – Para documentos notórios, não há outros requisitos. P. ex.: RG, CNH, carteiras de classe etc.
6. Apostila de documentos – Quais são os países que aceitam documentos com Apostila?
Os países que recebem documentos os apostilados são apenas os que aderiram à Convenção de Haia. Clique aqui e veja a lista atualizada.
7. Apostila de documentos – É necessário algum tipo de legalização?
Não. A legalização foi eliminada.
8. Apostila de documentos – O que é o Sistema Eletrônico SEI Apostila?
O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) Apostila, foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e cedido gratuitamente ao CNJ. Por meio deste sistema é feito o controle dos procedimentos, consultas e a emissão das Apostilas.
9. Apostila de documentos – Posso apostilar em São Paulo documentos emitidos no interior ou em outro Estado?
Sim. Desde que seguido os requisitos necessários.
10. Apostila de documentos – Documentos emitidos pela Internet (certidão de naturalização, atestado de antecedentes criminais etc.) podem ser apostilados?
Sim. O notário consultará a autenticidade do documento nos sítios oficiais e emitirá a Apostila.
11. Apostila de documentos – As traduções juramentadas dos documentos devem ser apostiladas?
Sim. E as traduções dos documentos públicos nacionais devem ter firma do tradutor reconhecida em cartório ou o tradutor ter firma no cartório onde o documento será apostilado.
12. Apostila de documentos – O documento e a tradução são apostilados conjuntamente?
Não. São apostilados separadamente. Por Ex.: um procedimento de cidadania composto de 15 documentos e 15 traduções juramentadas, teremos o total de 30 apostilas.
13. Apostila de documentos – Após apostilar o documento, devo encaminhá-lo ao Ministério das Relações Exteriores do Brasil ou ao Consulado?
Não. A apostila substituiu todo o procedimento de legalização.
14. Apostila de documentos – Meu documento é cópia autenticada, posso apostilar?
Sim. Mas sugerimos ao interessado que consulte a instituição de destino para verificar se é aceito nesta forma.
15. Apostila de documentos – O notário verifica os requisitos para o documento e a tradução serem aceitos no exterior?
Não. A verificação dos requisitos é de responsabilidade do interessado.
16. Apostila de documentos – A Apostila possui prazo de validade?
Não há. Mas sugerimos ao interessado que consulte a instituição de destino do documento.
17. Apostila de documentos – Posso validar online a Apostila?
Sim. É possível verificar a autenticidade por meio de leitor QR Code ou por meio do site do CNJ.
18. Apostila de documentos – Como a Apostila é cobrada?
Cada Apostila corresponde a uma assinatura, independentemente do número de páginas do documento a ser apostilado.
19. Apostila de documentos – A tradução deve ser feita antes ou depois do apostilamento?
Via de regra, traduz-se, primeiramente, o documento que será apresentado no exterior, e realiza-se, então, o apostilamento de ambos (original e traduzido).
20. Apostila de documentos – Preciso traduzir o texto da Apostila?
Não. Sua aceitação é universal entre os países aderentes a Convenção.
21. Apostila de documentos – Qual o procedimento pela via presencial?
O interessado apresenta os documentos ao 4 e preenche o formulário próprio (também disponível na ficha técnica nesta página). Faremos a qualificação notarial (análise técnica) dos documentos e estando aptos informaremos o valor dos emolumentos. Aprovado o orçamento, faremos a emissão dos apostilamentos. Até 20 documentos no mesmo dia, acima de 20 documentos, de 1 a 2 dias úteis.
22. Apostila de documentos – Qual o procedimento pela via postal?
O interessado preenche o formulário próprio (disponível na ficha técnica nesta página) e envia (por transporte seguro) juntamente com os documentos ao 4. Faremos a qualificação notarial (análise técnica) dos documentos e estando aptos informaremos o valor dos emolumentos para depósito na conta corrente do tabelionato. Efetuado o depósito, faremos a emissão dos apostilamentos e remeteremos (via Sedex com AR) para o endereço indicado no formulário.
23. Apostila de documentos – Como ficarão os trâmites de regularização, validação e/ou comprovação de equivalência de estudos realizados no exterior, que hoje são feitos pelas Secretarias de Estado de Educação?
Os diplomas/certificados emitidos no exterior deverão ser apostilados também no exterior, em órgão ou repartição designado pelo Estado em que foi emitido. Seu trâmite no Brasil, contudo, não sofrerá alterações com a entrada em vigor da Apostila. Apenas o processo de legalização desses documentos, no exterior, é que deixará de existir: bastará a emissão da apostila para que possam produzir efeitos no Brasil. Lembramos, contudo, que, em território nacional, as autoridades aptas a receber tais documentos podem exigir eventuais procedimentos adicionais, como a tradução juramentada do documento, por exemplo.
24. Apostila de documentos – E no caso de trabalho de conclusão de curso quando estiver encadernado?
Será necessário apresentar o original e uma cópia fiel eletrônica em arquivo pdf.
25. Apostila de documentos – Meu divórcio tem cópias autenticadas pelo escrivão do foro?
O notário confirmará a autenticidade da assinatura do escrivão junto ao cartório judicial ou o interessado providenciará o reconhecimento da assinatura do escrivão.
26. Apostila de documentos – Tenho um contrato com mais de uma assinatura, qual o procedimento?
Todas as assinaturas devem estar reconhecidas em cartório. Será apostilada a assinatura da autoridade intermediária (Notário). Caso as assinaturas estejam reconhecidas em cartórios diferentes, o interessado deverá se informar junto ao órgão de destino do documento se basta apostilar apenas a assinatura de um dos reconhecimentos de firma ou de todos.